Ошибаются все, и бухгалтера не исключения. В нашем случае, при оказании аутсорсинговых услуг, риск ошибок бухгалтеров несет моя компания. То есть, в случае если наш бухгалтер допустил ошибку, штрафные санкции и убытки оплачивает моя компания. Это могут быть существенные суммы, которые делают деятельность аутсорсинга высокорискованной.
Что мы предпринимаем для снижения рисков?
Во-первых, регламентируем деятельность. Прописываем задачи, ставим «напоминалки», чтобы не пропустить срок сдачи декларации.
Во-вторых, мы регулярно проводим внутренний аудит всех компаний на аутсорсинге.
И в-третьих, мы страхуем эту деятельность.
Мне как руководителю компании было интересно проверить, а как работает эта страховка. Готова ли страховая компания действительно оплачивать ошибки моих сотрудников.
Пару лет назад произошел подходящий случай.
В 2017 году мы заключили договор бухгалтерского аутсорсинга со строительной компанией. По договору мы ведем бухгалтерский учет, рассчитываем налоги и сборы, готовим платежные поручения для их оплаты, а также составляем и сдаем налоговую отчетность.
Всю информацию, по нашим запросам, должен был предоставлять клиент, в т.ч. и актуальную кадастровую стоимость на исчисляемый налоговый период для расчета земельного налога. Наш сотрудник, опытный бухгалтер, сделала запрос на предоставление информации о кадастровой стоимости клиенту, но к моменту составления отчетности, данные по кадастровой стоимости не были предоставлены.
Эта информация есть в свободном доступе, поэтому наш бухгалтер обратилась к открытым источникам. Но как назло, сайт, где можно взять данные по земельному участку, не работал в тот момент. При расчете земельного налога бухгалтер решила использовать прошлогоднюю кадастровую стоимость. Налоговая декларация была сдана с неверной кадастровой стоимостью, а бухгалтер просто забыла про это. Потому что все ошибаются.
Через три месяца внутренний аудитор выявила ошибку. Но стоимость земли за год выросла значительно! Пени за несвоевременную уплату налогу за 4 месяца составили 92 тысячи рублей.
Поскольку пени возникли по вине сотрудника моей компании, мы полностью компенсировали клиенту расходы на уплату пеней.
Это был подходящий случай проверить, как работает страховка. Мы подали эти расходы на возмещение в страховую компанию. Скажу честно, страховая компания не сразу согласилась нам компенсировать расходы. Через судебное решение мы добились возмещения расходов. Я подтвердила себе, что страховка работает.
Да, все ошибаются. Отличие только в том, что не все признают и могут компенсировать свои ошибки. Мы компенсируем их не словами, а действиями и живыми деньгами, именно это, в нашем понимании, означает понятие “Сильный и надежный партнер”. Это наше отличие от бухгалтера-фрилансера или бухгалтера в штате. Даже не буду сейчас вспоминать истории наших клиентов, которые отказывались от штатных бухгалтеров, потому что «попадали» по их вине на штрафы в 200 тыс., 400 тыс. и им никто не мог компенсировать эти расходы.
Невозможно не ошибаться, мы не можем взять и выключить человеческий фактор, и у каждого владельца бизнеса свой подход к восприятию ошибок. Мы минимизируем свои риски регламентированием деятельность, проведением внутреннего аудита, постоянным повышением квалификации сотрудников и страхованием ответственности.
В настоящий момент ответственность АГ «Капитал» застрахована на 100 млн рублей. Да, это ежегодные затраты на оплату страховки. Но даже сегодня в кризис, я не буду отказываться от этой статьи в бюджете компании.